Los partes de trabajo digitales sustituyen el papel, el Excel y las fotos sueltas por WhatsApp. Tu equipo registra tareas, horas, materiales, fotos y firma del cliente desde el móvil o el ordenador, y todo queda ordenado para facturar y consultar después. En Solusen lo desarrollamos a medida y lo instalamos en tu propio hosting.
Está pensado para talleres, instaladores, servicios técnicos, SAT y empresas de mantenimiento que trabajan fuera de la oficina y necesitan saber qué se ha hecho, dónde y con qué coste.
En resumen
- Parte de trabajo digital con tareas, horas, materiales, fotos y firma del cliente.
- Funciona en móvil, tablet y ordenador, sin instalar aplicaciones.
- Genera el parte en PDF y lo deja listo para enviar o facturar.
- Roles para administración y técnicos, con historial por cliente y trabajo.
- Instalación en tu hosting (PHP + MySQL): tus datos, tu control.
- Se puede integrar con tu web, tu facturación o tu ERP.
1. Qué es un parte de trabajo digital
Es la versión digital del parte que hoy se rellena a mano: quién ha ido, a qué cliente, qué ha hecho, cuánto tiempo ha dedicado, qué materiales ha usado y qué ha quedado pendiente. La diferencia es que se registra en el momento, desde el móvil, y queda guardado en una base de datos consultable.
Eso evita tres problemas clásicos: partes que se pierden, horas que no se facturan y discusiones sobre lo que se acordó. Al final del trabajo, el cliente firma en la pantalla y el parte se convierte en un PDF con toda la información.
No es un ERP ni un programa de facturación. Es la herramienta que captura el trabajo real sobre el terreno y lo deja listo para que administración facture sin perseguir papeles.
2. Qué incluye
Partimos de una base funcional y la adaptamos a cómo trabaja tu equipo. Esto es lo que suele incluir:
| Función | Qué resuelve |
|---|---|
| Clientes e instalaciones | Ficha del cliente, dirección, contacto e historial de trabajos. |
| Parte de trabajo | Tareas realizadas, diagnóstico, observaciones y estado del trabajo. |
| Horas y materiales | Tiempo dedicado y materiales usados para calcular costes sin recontar. |
| Fotos y archivos | Adjuntos del antes y el después, numerados y asociados al parte. |
| Firma del cliente | Conformidad en pantalla, sin papeles que se pierdan. |
| PDF del parte | Documento listo para enviar por email o imprimir. |
| Usuarios y roles | Administración ve todo; cada técnico ve y registra sus trabajos. |
| Búsqueda e informes | Consulta por cliente, fecha, técnico o estado, y exporta a CSV. |
Según el proyecto, podemos añadir planificación de visitas, avisos automáticos, checklist por tipo de trabajo, control de materiales por almacén o integración con tu programa de facturación.
3. Cómo funciona
El flujo es sencillo y está pensado para que el técnico no pierda tiempo:
3.1. Se crea o asigna el trabajo
Administración da de alta la visita o el técnico la crea desde el móvil. Se asocia al cliente, a la instalación y al tipo de intervención.
3.2. El técnico registra sobre el terreno
Marca tareas realizadas, añade horas y materiales, hace fotos y escribe observaciones. Todo queda guardado con fecha y autor.
3.3. El cliente firma
Al terminar, el cliente firma en la pantalla del móvil o tablet. El parte se cierra y no se puede modificar sin quedar registrado.
3.4. Se genera el documento
El sistema crea el PDF con el parte completo: cliente, técnico, tareas, materiales, fotos y firma. Se envía por email o se descarga.
3.5. Administración factura y consulta
Desde el panel se ven los partes cerrados, se filtran por cliente o fecha y se preparan para facturar. El historial queda disponible para la próxima visita.
3.6. Se mantiene y mejora
Revisamos uso real, ajustamos campos y añadimos lo que el equipo pida. La herramienta debe adaptarse al trabajo, no al contrario.
4. Para qué negocios
Funciona especialmente bien cuando hay trabajo fuera de la oficina y varios técnicos:
- Talleres mecánicos y empresas de reparación de vehículos.
- Instaladores de electricidad, climatización, fontanería o telecomunicaciones.
- SAT y servicios de asistencia técnica.
- Empresas de mantenimiento de edificios, jardines o industria.
- Reformas y obra que necesitan dejar constancia de lo ejecutado.
- Servicios a domicilio con varios operarios y visitas diarias.
Si tu equipo ya usa el sistema de citas para talleres, el parte de trabajo encaja como siguiente paso: primero se agenda la cita y después se documenta la intervención.
5. Qué necesitas
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Hosting con PHP y MySQL | Tu propio hosting o uno que contratemos. Los datos quedan en tu servidor. |
| Dominio o subdominio | Por ejemplo, partes.tuempresa.com, para que el equipo acceda desde el navegador. |
| Datos de partida | Clientes, instalaciones y tipos de trabajo. Si están en Excel, los importamos. |
| Usuarios y roles | Quién administra, quién ejecuta y qué puede ver cada uno. |
| Documento o formato actual | Si ya tienes un parte en papel o Word, lo usamos como base del PDF. |
| Integraciones (opcional) | Facturación, ERP, almacén o tu web actual. |
6. Cuánto cuesta
El coste depende del grado de personalización, de los usuarios y de las integraciones. Como referencia:
| Concepto | Orientativo | Qué incluye |
|---|---|---|
| Implantación estándar | 1.200 – 2.500 € | Instalación, configuración, campos y PDF adaptados, alta de usuarios y puesta en marcha. |
| Implantación a medida | 2.500 – 5.000 € | Módulos específicos, integraciones con facturación/ERP, informes o flujos propios. |
| Mantenimiento | 40 – 120 €/mes | Actualizaciones, copias, soporte y mejoras menores. |
| Hosting | Según proveedor | Puede ir en tu hosting actual o contratarse aparte. |
Los importes son orientativos. Te damos un presupuesto cerrado después de ver cuántos técnicos sois, qué documento usáis y qué integraciones necesitáis.
7. Seguridad, datos y control
- Los datos se guardan en tu propio hosting, no en un servicio de terceros.
- Acceso con usuario y contraseña, y roles diferenciados por tipo de usuario.
- Copias de seguridad automáticas y posibilidad de exportar la información.
- Registro de quién crea y modifica cada parte.
- Firma del cliente y PDF con la información del trabajo realizado.
- Cumplimiento de protección de datos: solo se guarda lo necesario para el servicio.
Si además necesitas mantener tu web o tienda protegida, trabajamos en recuperación de páginas hackeadas y en mantenimiento web.
8. Preguntas frecuentes
¿Hace falta instalar una app en el móvil?
No. Se accede desde el navegador del móvil, tablet u ordenador. Si más adelante quieres una app, se puede valorar, pero no es necesaria para empezar.
¿Puedo adaptar el parte al documento que ya uso?
Sí. Si tienes un parte en papel, Word o Excel, lo usamos como base para diseñar el formulario y el PDF, añadiendo o quitando campos según tu forma de trabajar.
¿Se integra con mi programa de facturación?
Se puede valorar. Si tu programa tiene API o importación de datos, preparamos la integración para que los partes cerrados lleguen a facturación sin volver a teclearlos.
¿Pueden usarlo varios técnicos a la vez?
Sí. Cada técnico tiene su usuario y ve sus trabajos; administración ve todos. Los permisos se definen según el rol.
¿Dónde se guardan los datos?
En el hosting que elijas, bajo tu control. Nosotros instalamos y mantenemos la aplicación, pero la información es tuya y se puede exportar.
¿Cuánto tarda la puesta en marcha?
Una implantación estándar suele estar lista en dos o tres semanas, según los datos de partida y las adaptaciones. Te damos un plazo concreto al valorar el proyecto.
¿Sirve para talleres que ya usan el sistema de citas?
Sí, es el complemento natural: la cita organiza la agenda y el parte documenta la intervención, las horas y los materiales.
9. Siguiente paso
Si tu equipo todavía rellena partes a mano, pierde horas en pasarlos a limpio o no puede demostrar lo que se hizo en una visita, un parte de trabajo digital te ahorra tiempo y discusiones. En Solusen lo desarrollamos a medida, lo instalamos en tu hosting y lo mantenemos.
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y qué documento usáis; te proponemos una solución concreta con presupuesto y plazo.
¿Quieres digitalizar los partes de trabajo?
Desarrollamos una aplicación adaptada a tu equipo, instalada en tu hosting y preparada para crecer. Te contamos coste y plazo sin compromiso.
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